Customer case: Vistapaint

Vistapaint ja Tribe: tehokkuuden takaava yhdistelmä

VISTAPAINT B.V. on hollantilainen erikoismaalien, -tasoitteiden ja -laastien toimittaja. Yritys jakelee valmistamiensa tuotemerkkien lisäksi yhteistyökumppaneidensa tuotteita tukkumyyjille Benelux-maissa. Kasvu, kestävyys ja innovaatio ovat Vistapaintin perusarvoja, joiden vaikutus näkyy kaikessa: energiatehokkaissa tiloissa, biopohjaisten tuotteiden valikoimassa sekä työskentelytavoissa. Viimeksi mainitussa Tribe on keskeisessä roolissa.

Leo Reichert perusti Vistapaintin vuonna 1953 ja sittemmin sitä ovat johtaneet hänen poikansa Roderick ja Lodewijk. Vistapaint on aito perheyritys, joka pyrkii jatkuvasti kasvuun ja on onnistunut tavoitteessaan. Voorburgin toimitilat kävivät pian liian pieniksi ja nykyään Vistapaint toimii modernissa rakennuksessa Nootdorpissa, mistä käsin erikoismaaleja toimitetaan tukkumyyjille Benelux-maissa. Tarjonnan keskittyessä niche-tuotteisiin, on myös tekninen konsultointi tärkeä osa yrityksen toimintaa.

Tarve keskitetylle CRM-järjestelmälle

Kasvun myötä syntyi tarve CRM-järjestelmälle. Vistapaintin projektipäällikkö, Ron Versteeg, ohjasi järjestelmän valintaa ja käyttöönottoa: "Vielä noin neljä vuotta sitten meillä ei ollut mitään CRM-järjestelmää. Kerätessämme paljon esimerkiksi asiakastason tietoja, ne päätyivät eri kansioihin ympäriinsä, yksilökäytössä oleville tietokoneille, henkilökohtaisiin sähköposteihin ja/tai ERP-järjestelmään. Kaiken datan tallentamiseen ei ollut jäsenneltyä ja kiinteää ratkaisua. Tämän seurauksena kollegat eivät löytäneet helposti tarvitsemiaan tietoja. Vistapaint todella kaipasi keskitettyä CRM-järjestelmää."

Palaset loksahtivat paikoilleen Triben kanssa

"Vistapaint alkoi selvittää, mihin tarkoituksiin voisimme ja haluaisimme käyttää CRM-järjestelmää. Kävimme useita keskusteluja eri palveluntarjoajien kanssa," Ron jatkaa. "Tribe CRM:n kohdalla palaset loksahtivat paikoilleen. Työkalu tarjosi monia asioita, joita Vistapaint saattoi tarvita: asiakastietojen rekisteröinti ja seuranta, raportointi, valitukset, neuvonta sekä laajat automatisointimahdollisuudet. Lisäksi kuukausikustannukset olivat paljon alhaisemmat kuin muissa järjestelmissä, ja efficy-tiimin kanssa syntyi hyvä kemia – mikä ei ole merkityksetöntä tällaisen investoinnin yhteydessä."

“CRM-työkalu tarjosi useita hyödyllisiä ominaisuuksia: asiakastietojen rekisteröinti ja seuranta, raportointi, valitukset, asiakkaille antamamme suositukset sekä laajat automatisointimahdollisuudet.”

Ron Versteeg • Vistapaintin projektipäällikkö

Tehokkaampaa yhteistyötä

Tribea käyttää neljä Vistapaintin osastoa: varasto-, asiakaspalvelu-, myynti- sekä teknologia- ja konsultointiosastot (tulevaisuudessa myös markkinointiosasto). “Teknisen neuvonnan tarjoaminen on tärkeä osa työtämme. Myyntiedustajat vierailevat asiakkaiden luona arvioidakseen tilanteen, kun taas toimistolla työskentelevät asiantuntijat etsivät oikean ratkaisun ja suosittelevat sopivimpia tuotteita sekä oikeanlaista levitystapaa pinnalle.”

Triben ansiosta tämä vuorovaikutus on entistä tehokkaampaa. “Myyntiedustajat luovat Tribeen asiakkaita koskevat vierailuraportit, joita voidaan käyttää sisäisesti lisätietojen hankkimiseksi tietystä asiakkaasta,” Ron selvittää. “Kun edustaja on antanut asiakkaalle neuvoja, ne kirjataan neuvontajärjestelmään. Seuraavaksi joku toimiston teknikoista tarkistaa ne, tekee tarvittaessa muutoksia (neuvoteltuaan edustajan kanssa) ja hyväksyy ne lopullisesti. Tämän jälkeen edustaja saa automaattisesti vahvistusilmoituksen sähköpostitse. Myyntiedustajat arvostavat kovasti tätä automaatiota ja yhteyttä Outlookin kanssa. Sen ansiosta heidän ei enää tarvitse etsiä neuvoja itse ja kirjautua Tribe CRM:ään erikseen, vaan he pääsevät oikeisiin neuvoihin käsiksi yhdellä klikkauksella.”

“Myyntiedustajat arvostavat suuresti automaatiota, joka lähettää neuvovahvistuksen Outlookin kautta: he pääsevät sähköpostin kautta yhdellä klikkauksella Tribe CRM-järjestelmän sisältämiin neuvoihin.”

Myös valitusten seurantatehtävät ja raportointi sujuvat nyt paljon jouhevammin. “Kaikki voivat nähdä yhdellä silmäyksellä, mitä on meneillään,” sanoo Ron. “Tämä paitsi auttaa tiimejä toimimaan nopeammin ja kohdennetummin, tarjoaa myös johdolle paremman käsityksen yrityksen toiminnasta.” Ron itse pitää raportointinäkymien joustavuutta arvokkaana lisäetuna: “Widgetien ansiosta niistä voi tehdä juuri sellaisia kuin haluaa. Kaikki tarvitsemani tiedot ovat saatavilla muutamalla klikkauksella. Näen heti, kuka suorittaa seurantatehtävät kunkin valituksen osalta, mikä on neuvonnan tilanne, mitkä tehtävät ovat vielä kesken, jne.”

Kaikki aktiivisesti mukaan

Kaikki sujuu nyt hienosti, mutta alku oli erittäin vaikea, Ron muistelee. "Monet työntekijät pitivät sitä liian työläänä. Myyntiedustajat esimerkiksi haluavat vain päästä tien päälle, käydä asiakkaiden luona ja myydä. Heidän näkemyksensä mukaan CRM-järjestelmä tarkoitti ylimääräistä valvontaa ja työtä, ei kätevää työkalua."

"Tällaisessa projektissa on tärkeää, että kaikki osallistuvat aktiivisesti alusta alkaen. Tiedotustilaisuuksien avulla kannatus kasvoi vähä vähältä."

Ron pitikin tärkeänä, että kaikki olivat aktiivisesti mukana alusta alkaen. "Tällaisessa projektissa on tärkeää ottaa kaikki osastot ja henkilöt mukaan. Järjestin siis useita koulutustilaisuuksia. Esittelin, mikä on raportointinäkymä, miten haetaan tietoja, kuinka lisätään asiakas, luodaan valitus, jne. Kyselin kaikilta heidän kokemuksistaan ja mietin, miten voisin selventää asioita. Näin tuki kasvoi vähä vähältä."

Nykyisin jopa alkuvaiheen epäilijät ovat vakuuttuneita. "Mitä enemmän järjestelmää käytetään, sitä paremmin se täyttää tarpeet ja hyödyttää kaikkia käyttäjiä. Käyttämällä sitä tehokkaasti yhä useampi työntekijä on huomannut sen olevan todella kätevä työkalu. Kuulen jatkuvasti, että työ on nyt paljon helpompaa. Asiakastiedot, raportointi, vierailuraportit, valitukset… Kaikki löytyy Tribe CRM-järjestelmästä käden käänteessä. Tämä paitsi säästää aikaa, tekee työstä helpompaa ja miellyttävämpää."

Tuki, päivitykset ja inspiraatio

Kysyttäessä suosittelisiko Ron Tribea, hän ei mieti pitkään. "Ehdottomasti! Käyttöönotto sujui erittäin jouhevasti, ja tuki on vahvaa ja luotettavaa. Pidän erityisesti tikettijärjestelmästä: jos joku tukiosaston työntekijöistä on poissa, kollega ottaa tehtävät vaivattomasti hoitaakseen. Lisäksi on ollut ilo nähdä, että efficy jatkaa Tribe-järjestelmän kehittämistä säännöllisillä päivityksillä ja uusilla ominaisuuksilla. Tämä tarkoittaa, että myös me yrityksenä voimme kasvaa järjestelmän mukana."

"Päivityksiä tehdään säännöllisesti ja uusia ominaisuuksia lisätään jatkuvasti. Tämä tarkoittaa, että myös me yrityksenä voimme kasvaa järjestelmän mukana."

Työkalun ja tuen lisäksi Ron arvostaa myös lisätarjontaa: "Webinaarit ovat hieno esimerkki. Niissä näkee, kuinka hyvinkin erilaisilla aloilla toimivat yritykset – kemianteollisuusyritykset, autoteollisuusyritykset, sairaalat, jne. – hyödyntävät Tribe-järjestelmää. On kiintoisaa kuulla näistä tapauksista ja oppia niistä itse. Tässäkin mielessä on tärkeää, että Tribe CRM kehittyy jatkuvasti ja parannuksia tehdään palautteen perusteella."

Tulevaisuuden tavoitteet

Nyt kun Tribe on ollut käytössä jo useita vuosia, Vistapaint suunnittelee seuraavia vaiheita. "Työskentelemme parhaillaan keskitetyn PIM-järjestelmän (tuotetiedon hallinta) parissa, johon haluamme integroida ERP-järjestelmämme, WMS-järjestelmämme (varastonhallinta), Triben ja muut työkalut. Tämä parantaa tehokkuuttamme entisestään."

Ron näkee runsaasti mahdollisuuksia myös markkinoinnin saralla: "Haluan integroida Triben myös markkinointistrategiaamme. Kaikki asiakastiedot ovat CRM-järjestelmässä ja ajan tasalla, joten se on ihanteellinen perusta sähköpostien ja uutiskirjeiden lähettämiselle. Tämä on ehdottomasti asia, jota aiomme hyödyntää lähitulevaisuudessa," hän toteaa lopuksi.

Tribe, enemmän kuin pelkkä CRM-alusta

Tribe on muokattava alusta, jonka avulla voit hallita liiketoimintaasi kattavasti ilman riviäkään koodia. Moduulipohjainen Tribe on helppo personoida yrityksesi myynti-, markkinointi- ja asiakaspalvelutiimien tarpeisiin.

Tutustu Tribeen